ENCÜMEN MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI
Encümen Müdürü, Genel Sekreter adına Genel Sekreter Yardımcısının yetki ve sorumluluğunda görevlerini yerine getirir.
- İl Genel Meclis Üyelerinin kayıt işlemlerini yapmak,
- İl Genel Meclisi ve meclis komisyonlarına ait raportörlük hizmetlerini yürütmek,
- Meclis Toplantı salonlarını hizmete hazır tutmak,
- Meclis Üyelerinin huzur haklarına ait işlemleri yürütmek,
- İl Genel Meclisi toplantı duyurularının ilgililere ulaştırılmasını sağlamak,
- Toplantı gündemi ve eklerini divana düzenli bir şekilde sunmak,
- Meclis Başkanlığınca Komisyonlara havale edilen tekliflerin seyrini takip etmek,
- Komisyonlarda düzenlenen raporların kaydını yapmak,
- Rapor ve eklerinin çoğaltılmasını sağlamak,
- Raporların Meclis üyelerine ve ilgililere zamanında dağıtımını yapmak,
- Meclis oturumlarının ses ve görüntülü kayıt cihazları ile kaydını yapıp tutanaklara geçirilmesini sağlamak,
- Tutanaklara uygun olarak meclis kararlarını yazmak, tutanakları kontrol etmek ve tutanakların meclis kâtip ve başkanına imzalattırılmasını sağlamak,
- Meclis kararlarını süresi içinde Valiliğe sunmak ve takip etmek,
- Meclis kararlarını usulüne uygun olarak ilan edilmesini temin etmek ve kararların meclis üyelerine duyurulmasını sağlamak,
- İl genel meclisi gündeminin, meclis kararlarının ve encümen kararlarının web sitesi aracılığı ile halka duyurulmasını sağlamak,
- İl genel meclisi üyelerinin pasaport, silah ruhsatı vb. iş ve işlemlerle ilgili yazışmalarını gerçekleştirmek,
- İl genel meclisi üyelerinin ilgili mevzuat çerçevesinde mal bildirimlerini almak ve takip işlemlerini yapmak,
- 2886 sayılı Kanuna göre birimlerince teklifi yapılmış ihale işlemlerinde, ihaleye çıkış kararı ile ihale sonrası kararını yazmak,
- Birimi ilgilendiren mevzuatı takip etmek ve mevzuatın uygulanmasını sağlamak,
- Meclis Üyelerinin toplantı imza defterlerini düzenli bir şekilde tutmak,
- İl Encümen Üyelerinin kayıt işlemlerini yapmak,
- Encümene ait raportörlük hizmetlerini yürütmek,
- Encümen Üyelerinin huzur haklarına ait işlemleri yürütmek,
- Encümen Başkanının gözetimi doğrultusunda Encümen gündemini hazırlamak ve üyelere zamanında tebliğ etmek,
- Encümen gündemini gündem sırasına göre encümen karar defterine kayıt etmek,
- Encümen toplantıları konusunda, ilgilileri haberdar ederek toplantı mekânını hazır bulundurmak,
- Encümende alınan kararları varsa muhalefet şerhleri ile beraber encümen karar defterine kayıt etmek ve üyelerin imzalamasını sağlamak,
- Encümen kararı olarak işlemi tamamlanan dosyaların ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak,
- Resmi Gazeteyi takip etmek,
- Birimi ile ilgili yıllık bütçe tekliflerini hazırlamak,
- Birimi ile ilgili Yıllık Yatırım Programı, Faaliyet Raporu ve Birim Performans Planını hazırlamak ve Üst Makama sunmak,
- Görev alanına giren konularla ilgili istatistikî çalışmalar yapmak,
- Birimi ile ilgili olarak arşivleri düzenli tutmak, her yılsonu arşivlerin kontrolünü sağlamak, sayımlarını yapmak ve imha edilecek arşivleri zamanında tutanakla imhasını sağlamak,
- Birimine ait iş sağlığı ve iş güvenliği ile ilgili tedbirleri almak, çalışanlarla ilgili genel kurallara uymak, her türlü eğitimi vermek, kişisel koruyucu malzemelerin kullandırılmasını sağlamak,
- Birimine ait e-içişleri ve e-devlet ile ilgili her türlü yazışmaları yapmak, veri toplamak ve kaydetmek, modüllerle ilgili verileri zamanında ve doğru olarak kaydetmek ve kullanmak,
- Benzeri konularda Mevzuatlar doğrultusunda verilecek diğer görevleri yapmak.